Dokumentenmanagement

Zeit sparen und Wissen besser nutzen durch schnelles Auffinden relevanter Dokumente
Dokumente speichern das meiste Wissen in Unternehmen. Angebote, Arbeitsanweisungen, Produktbeschreibungen, Projektberichte, Wettbewerbsanalysen, Manuskripte, Besprechungsprotokolle, Vorlagen etc. werden in Dokumenten und Präsentationen erfasst und festgehalten. Doch sobald eine Information benötigt wird, findet man sie häufig nicht. Ein Grund dafür ist die Vielzahl der Speicherorte, wo Dokumente abgelegt werden: Verschiedene Standorte, einzelne Abteilungen, persönliche Festplatten, unterschiedliche Projekt-Datenbanken oder andere Server. Zudem sind die Suchfunktionen begrenzt: Dokumenteninhalte bleiben bei einer Suche oft im Verborgenen, Metadaten wie Autor, Erstellungsdatum und Version sowie klassifizierende Informationen zum Dokument liegen meist nicht vor.

Mit Hilfe von WebDAV werden Dokumente ganz einfach ins EGOTEC Dokumentenmanagement übertragen

Ein Dokumentenmanagement-System als transparenter, schnell zugänglicher Speicherort

Durch den gezielten Zugriff auf das benötigte Dokument mit Hilfe eines zentralen Dokumenten-Management-Systems erreichen Unternehmen große Zeit- und Kosteneinsparungen und Wissensvorsprünge. Dokumente sind jederzeit unternehmensweit online zugreifbar. Intelligente Suchfunktionen, Stichwortverzeichnisse und Klassifizierungen, Volltextrecherchen und sortierbare Ergebnislisten nach verschiedenen Kriterien wie Relevanz, Datum oder Autor sorgen für das schnelle Auffinden des richtigen Dokumentes.

Als Basis für das Dokumenten-Management-System dient die flexible und leistungsstarke Lösungsplattform EGOTEC CMS. Der gesamte Lebenszyklus eines Dokumentes, von der Erstellung, Bearbeitung, Speicherung, Versionierung und Bereitstellung bis hin zur Archivierung kann mit der Lösung abgebildet werden.

Die Vorteile im Überblick:

  • Einfaches Erfassen der Dokumente über eine benutzerfreundliche Bedieneroberfläche oder direkt per drag & drop im Dateiverzeichnis aus der Desktop-Umgebung, automatische Erstellung von Volltextindizes und strukturierte Speicherung der Inhalte.
  • Schnelles Auffinden relevanter Dokumente durch intelligente, leistungsfähige Suchfunktionalität, flexibel strukturierbare Metadaten (Autor, Stichworte, Erstellungsdatum, Projektname, Abteilung etc.) und frei definierbare, mehrdimensionale Klassifizierungssysteme.
  • Gute Kontrolle über Dokumenteninhalte durch Versionierung, Check-in/Check-out Mechanismen und flexibler Zugriffssteuerung.
  • Flexible Bereitstellungsmöglichkeiten der Dokumente durch sehr granular definierbare Steuerung der Zugriffsberechtigungen, abhängig von Benutzerprofilen bis hin zu Dokumentenmerkmalen und -inhalten. Zugriff auf Dokumente und Inhalte über verschiedene Kanäle (Inter-, Intra-, Extranet, PDA etc.)