Doku

Verwalten Sie ihre Dokumente im Intranet/Extranet

Das Dokumentenverwaltungsmodul dient zur strukturierten Ablage von Dokumenten in ihrem Standarddateiformat. Es können Dokumente jeden Formats verwaltet werden. Die Ablage der Dokumente erfolgt in einem Katalogsystem. Jedes Dokument kann mehreren Kategorien zugeordnet werden und kann somit über die unterschiedlichsten Wege gefunden werden. Zusätzlich können die Dokumente mit Metainformationen wie Titel, Kurzbeschreibung und Schlagworten versehen werden. Über die Versionsverwaltung von EGOTEC® werden die Dokumente archiviert. Die Suche nach einem Dokument kann flexibelgestaltet und eingegrenzt werden, im Zusammenspiel mit dem SearchPlus Modul werden auch die Inhalte der Dokumente (z.B. Word,Excel, PDF, etc.) indiziert und über die Volltextsuche wird das Dokument gefunden.

Über die Rechtevergabe kann der Zugriff auf einzelne Dokumente aufbestimmte Gruppen oder Personen beschränkt werden. PerCheck-In/Check-Out wird sichergestellt, dass immer das aktuelle Dokument im Intranet verfügbar ist und das gerade bearbeitete Dokument nur von einem Nutzer gleichzeitig geändert wird. Im Praxiseinsatz wird dieses Modul häufig im Intranet eingesetzt,z.B. für die Bereiche Formularverwaltung, Qualitätsmanagement und Organisationshandbücher.



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